Práce na volné noze je krásná, avšak skýtá mnohá úskalí. Kromě činností, které vás baví a naplňují, musíte vyřizovat veškerou administrativu, komunikaci se zákazníky a dodavateli, výkazy a fakturace, zkrátka máte na starost celé řízení projektů. Tuto (mnohdy nepříjemnou) práci vám snadno ulehčí různé aplikace pro řízení projektů.
Projektové řízení je pro začátečníky často velmi náročné a freelanceři jím tráví více času, než by ve skutečnosti chtěli. Přesto se bez něj neobejdou. Řešením mohou být aplikace, které vám s řízením projektů pomohou. Jaké funkce obsahují a jak přesně vám usnadní práci?
Projektové řízení krok za krokem
Dostali jste náročnou zakázku, která pro splnění vyžaduje přesný plán? Obvykle se náročnější projekt rozděluje do dílčích úkolů, které se postupně plní, dokud není zakázka hotová. Pokud pracujete na jedné, možná na dvou, je ve vašich silách úkoly napsat na papírky či do diáře. Jakmile se ale projekty začnou kupit, nedej bože vracet s připomínkami, nebo se průběhu změní zadání, tak už na to papír a tužka prostě nestačí. Nastává čas na aplikace.
Do aplikací pro řízení projektů zadáte celý projekt s termínem konečného odevzdání a všemi instrukcemi a nápady, které k projektu máte. Dále si ho rozdělíte na dílčí úkoly s dílčími deadliny, tak jak potřebujete jednotlivé kroky postupně plnit. Pokud máte spolupracovníky, kteří s vámi na projektu pracují, můžete k úkolům přiřadit i je. V kalendáři se vám pak každý den zobrazí, na čem máte dnes pracovat, abyste vše stihli.
Tip: S orientací v projektech vám skvěle pomůže Ganttův diagram.
Pokud máte na projekt jasně daný rozpočet nebo časovou dotaci, můžete si k jednotlivým úkolům poznamenat, kolik času nad nimi můžete nejvýše strávit, abyste se vešli do limitu. Pokud žádná taková omezení nemáte, ale konečná fakturace se bude odvíjet od času, který jste nad projektem strávili, můžete čas snadno měřit a vykazovat přímo u jednotlivých úkolů. Často následně jen pár kliknutími z takového výkazu vystavíte fakturu pro klienta. To práci freelancera výrazně usnadní.
Přehledně a vše na jednom místě
K jednotlivým úkolům můžete zpravidla přiřazovat štítky, které vám pomohou se v práci lépe orientovat. Něco jste dokončili, ale bylo by dobré si to po sobě ještě zkontrolovat? Abyste na to nezapomněli nastavte si upozornění nebo úkolu jednoduše přiřaďte štítek „ke kontrole“.
Všechny dokumenty, poznámky a hotové výstupy si můžete ukládat přímo k danému úkolu/projektu. Všechno tak máte přehledně na jednom místě, neztrácíte čas sáhodlouhým hledáním ve složkách, a hlavně nic nepřehlédnete.
Hotové výstupy i faktury můžete posílat přímo z aplikace na zákazníkův e-mail.
Jste přeci jen trochu oldschool a máte rádi všechno před sebou na nástěnce? Některé aplikace nástěnku obsahují, všechno tedy uvidíte na monitoru stejně přehledně, jako kdyby vám visela na zdi.
Jakou aplikaci pro řízení projektů zvolit?
Nejprve si ujasněte, zda aplikaci opravdu potřebujete. Nevystačíte si jen s tabulkou v excelu? Ne? V tom případě si sepište, jaké funkce potřebujete, aby aplikace měla. Které jsou pro vás zcela nezbytné a které jsou příjemné plus, ale oželíte je.
Poté si udělejte průzkum trhu. Podívejte se, které produkty vámi zvolená kritéria splňují. Pokud některé z nich nabízejí zdarma zkušební verzi, vyzkoušejte je! Jak lépe zjistit, zda vám nástroj vyhovuje než tím, že ho sami vyzkoušíte. Pokud zkušební verzi nenabízí, zapátrejte na internetu po videích, kde v aplikaci někdo pracuje – alespoň takto nahlédnete do jejího nitra.
Pokud vás aplikace zaujala a vyhovuje vám, zvažte pořízení plné verze a směle se pusťte do řízení projektů.
Výše zmíněné funkce (a ještě kupu dalších) obsahuje třeba projektový nástroj Lamael. Nejen, že má vysoká uživatelská hodnocení, ale nabízí onu zkušební verzi zdarma, a dokonce videonávody, jak s ním pracovat.
Držíme vám palce a přejeme mnoho úspěchů v podnikání!
